La plupart des contrats-cadres de services conclus entre une entreprise et une société de relocalisation ont une durée comprise entre 45 et 120 jours. Cependant, les employés qui subissent les perturbations d’un déménagement ont souvent besoin de fonds très rapidement. Une société de gestion de la relocalisation fournit les liquidités nécessaires à l’employé pour qu’il puisse poursuivre le processus de relocalisation, même si la société de gestion de la relocalisation n’est pas payée avant 100 jours.
Il arrive que des fonds soient nécessaires le jour même. Les propriétaires ont besoin de dépôts de garantie pour garder un bien immobilier pour un locataire potentiel. Les agences immobilières ou les agences d’hébergement temporaire à l’étranger ont besoin de fonds pour passer à l’étape suivante avec l’employé. Les employés ont besoin de fonds parce que leur dernière dépense de réinstallation a épuisé leur carte de crédit. Il existe de nombreux exemples de ce type. Notre contrôleur a appelé cela la « comptabilité de la caserne » : il s’agit d’effectuer des paiements à la hâte aux employés et à divers fournisseurs, tout en veillant à ce qu’ils soient comptabilisés comme une dépense du client plutôt que comme une dépense opérationnelle.
Haut degré de responsabilité
En fait, ce service est très pratique pour les entreprises dont les processus comptables ont perdu de leur souplesse au fil du temps. Dans de nombreux cas, il est pratiquement impossible de payer un vendeur en moins d’une semaine, et encore moins le jour même. Il est beaucoup plus pratique pour le CMR d’effectuer et de comptabiliser les paiements spécifiques aux fournisseurs, ainsi que les remboursements aux employés. Pour ce faire, le CMR doit gérer un montant substantiel de fonds pour le compte du client et les comptabiliser de manière appropriée parmi un grand nombre de clients et de transactions.
Un CMR expérimenté est équipé pour commander les services autorisés, vérifier qu’ils sont fournis avec succès par des fournisseurs qualifiés et payer les fournisseurs en temps voulu. Ces dépenses sont généralement appelées « coûts directs ». Souvent, ils impliquent des dépenses très importantes, comme le paiement des frais de clôture d’une nouvelle maison ou le paiement d’un envoi important de biens ménagers.
La gestion des fournisseurs rencontre la trésorerie
Dans de nombreux cas, les entreprises ne sont pas en mesure de nouer une multitude de relations à transaction unique qui sont probablement nécessaires pour déplacer leurs employés. Il est beaucoup plus facile de passer un contrat avec une société de gestion de la relocalisation et de lui demander de faire preuve de diligence en matière de gestion des fournisseurs avec tous les vendeurs qui doivent être payés lors d’une relocalisation. En fait, la gestion des fournisseurs et la trésorerie vont de pair. De nombreuses entreprises doivent signer de lourds contrats-cadres de services, même pour un seul service, ou au moins exiger des formulaires de vérification des fournisseurs qui, à leur tour, sont lourds pour le seul évaluateur de Grande Prairie. C’est là qu’intervient la société de gestion de la relocalisation. Elles créent de vastes réseaux de fournisseurs, toujours plus nombreux, avec des fournisseurs contrôlés, en veillant à ce qu’ils soient pris en compte dans leur système comptable afin qu’ils puissent être payés en temps voulu. Si ces fournisseurs ne sont pas payés en temps voulu, la réinstallation peut être interrompue.
Les recrues sont un peu comme de nouveaux vendeurs pour de nombreuses entreprises
Tout comme le problème du paiement des nouveaux fournisseurs par les grandes entreprises, le remboursement d’une recrue délocalisée peut parfois s’avérer problématique pour une grande entreprise. La personne recrutée n’est pas encore inscrite sur les listes de paie – elle n’est pas salariée – ce qui peut empêcher certaines entreprises de lui rembourser les frais de déménagement qu’elle a légitimement engagés. C’est pourquoi beaucoup choisissent de payer les recrues en une seule fois par le biais de la paie après leur arrivée à destination, mais cela n’est pas fiscalement avantageux et n’aide pas les besoins de trésorerie de la plupart des recrues qui déménagent. Les sociétés de gestion de la relocalisation peuvent étendre ces fonds, tout en respectant le code fiscal, en tenant une comptabilité correcte et en fournissant des rapports complets aux entreprises clientes pendant et après la relocalisation.
Donnez un coup de chapeau virtuel au service comptable de votre CMR
Ainsi, la prochaine fois que vous relocaliserez quelqu’un (ou plusieurs), n’oubliez pas que pendant que les consultants en relocalisation sont occupés à faire avancer l’expérience de la relocalisation de l’employé et à s’assurer que l’employé et sa famille sont heureux, des actions cruciales se déroulent en arrière-plan, de la gestion de l’approvisionnement à la comptabilité quotidienne, qui graissent également les rouages de cette relocalisation. Hé, donnons
