Le travail à distance rencontre l’erreur de relocalisation : Quand les vols hebdomadaires coûtent plus cher

1 | L’assiette de la personne transférée pendant 60 jours dans un logement temporaire

Ainsi, la proposition de votre employé transféré qui doit travailler dans un logement temporaire à destination pendant 60 jours est la suivante : « Laissez-moi passer une semaine sur place à Calgary, puis une semaine chez moi à Toronto : « Laissez-moi passer une semaine sur place à Calgary, puis une semaine chez moi à Toronto. Vous prendrez en charge les vols et je ne m’occuperai pas de la deuxième semaine d’hôtel. Lorsque je serai à Toronto, je travaillerai selon les horaires de Calgary ». Traduit avec DeepL.com (version gratuite)

C’est l’argumentaire. Le responsable du recrutement l’apprécie – après tout, le travail à distance fait partie de votre culture. Cela semble économe. Innovant, même.

Jusqu’à ce que vous fassiez les comptes.

2 | Les mathématiques fonctionnent-elles vraiment ?

Dépenses totales de l’employeur (hebdomadaires) : $3,150

Sur le papier, cela ressemble à des économies. Mais il y a un hic :

• Un hébergement temporaire de 30 jours avec cuisine coûte environ 4 300 dollars par mois.
• Cela comprend les repas (aucune indemnité journalière n’est requise).
• Vous évitez les vols, les tracasseries administratives et les implications fiscales.

Le plan hebdomadaire de va-et-vient s’effondre dès la semaine 3. Ajoutez un vol retardé, une nuit d’hôtel sous la neige ou une hausse du prix des billets d’avion et les coûts augmentent encore. De plus, vous risquez de subir une véritable perte de productivité.

3 | Puis il y a le casse-tête du suivi des dépenses

1. Vous avez maintenant plus que triplé le nombre de dépenses avec les vols, les taxis, les indemnités journalières, une semaine sur deux…
2. Recettes réparties entre deux juridictions fiscales
3. Plus d’exceptions = plus de temps d’audit manuel (à moins que vous n’ayez investi dans l’automatisation ou dans un partenaire du CMR).

Le résultat est sans appel : Vous n’avez pas économisé d’argent. Et vous n’avez fait qu’augmenter la charge administrative des services de la paie et des finances.

4 | La réalité fiscale – Ces vols sont-ils non taxables ?

Les orientations de l’ARC sont sans ambages :

Si le voyage est effectué principalement pour la convenance personnelle de l’employé, le remboursement est un avantage imposable. Il doit figurer sur le T4.

À moins que le voyage ne réponde aux définitions de la réinstallation (par exemple, recherche d’un logement, jours de déménagement, intention de nouvelle résidence), l’avantage est imposable.

Cette affaire ?

• Il s’agit d’une relocalisation permanente, et non d’une affectation à un service de navette.
• N’entre pas dans le cadre des deux exceptions prévues par l’ARC :
  1. Voyages de recherche de logement
  2. Frais de déménagement

Traduction pour les RH : Vérifiez auprès de votre fournisseur de services fiscaux, bien sûr, mais s’il s’agit d’une rémunération imposable, la majorez-vous ?

5 | La quadrature du cercle pour les entreprises

Gérer les attentes et les budgets :

• L’interdire : malheureusement, ce n’est pas le cas partout, mais certains examinent les inconvénients et disent tout simplement non.
• Fréquence des casquettes : Un vol de retour toutes les 30 nuits sur place
• Option d’encaissement : Allocation fixe imposable égale à 7 nuits d’hôtel ou à un vol.
• Nécessité d’une pré-approbation : Le service financier donne son accord si le coût du voyage proposé est inférieur à celui de l’option d’hébergement temporaire de référence.

6. Les enseignements à tirer pour la mobilité et les ressources humaines

• Ne vous contentez pas d’un instantané d’une semaine, faites une projection des coûts sur 30 ou 60 jours.
• Automatiser les reçus ou s’appuyer sur votre CMR pour l’audit des dépenses (mais vous facturera-t-il plus cher ?)
• Les vols de type « navette » sont considérés comme imposables, à moins que les critères de relocalisation de l’ARC ne soient clairement remplis.

Lorsque les heures de travail sont rares et les budgets serrés, les systèmes de télétravail et de vol peuvent sembler intelligents. Mais les calculs réels, les contraintes administratives et le risque fiscal ? Ils s’additionnent rapidement.

Cette solution « intelligente » ? Elle pourrait bien vous coûter plus cher, en dollars, en heures d’audit et en maux de tête liés à la paie.

Note de bas de page / Source

1. Guide de l’employeur sur les avantages imposables de l’ARC (T4130)